올바른 회의에 대해 알아봅시다

올바른 회의 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 모든 팀장들은 회의를 좋아한다고 생각할 수 있지만, 사실 초보 팀장들은 종종 회의를 기피합니다. 잦은 회의가 업무 효율을 떨어뜨릴 것이라고 생각하기 때문입니다. 사실, 그 생각 또한 사실입니다. 회의가 잦으면 업무에 집중하지 못하는 경우가 많지만, 흐름이 끊기거나 회의 준비에 필요한 업무가 보이지 않는 경우도 있습니다. 단, 팀장이 프로젝트의 전반적인 진행상황을 파악하고 목표의식을 공유하기 위해서는 정기적인 전체회의를 꼭 하는 것이 좋습니다.

전체회의는 일주일에 한 번

주 1회 전체회의는 팀원 모두가 모여 작업 진행 상황과 일정만 공유하기에 충분합니다. 대신, 미팅 시간과 모든 팀 구성원이 참여하는 조건을 유지하십시오. 구체적인 대안이 필요한 회의는 몇 명의 관계자만 따로 모여서 하도록 하고 결과만 보고받는 것이 좋습니다.

회의 내용을 미리 준비하자

정기 회의뿐만 아니라 팀 전체가 모여 브레인스토밍을 해야 하는 경우, 사전에 내용과 시간을 공지하고 회의 준비를 할 수 있도록 함으로써 시간을 절약할 수 있습니다. 회의에 필요한 자료를 미리 준비하는 것은 당연합니다. 또한, 토론이 제대로 진행되지 않고 지지부진하거나 불필요한 논쟁으로 시간만 낭비하는 경우에는 언제든지 과감하게 토론을 정리하는 것도 팀장의 몫입니다.

회의 내용은 공유하자

회의록 양식을 작성하고, 회의 세부사항을 기록하고, 회사 게시판 또는 팀 메일을 통해 회의 내용을 공유합니다. 중요한 사안일수록 더 많은 회의가 진행됩니다. 다음 회의에서 지난 회의록을 읽고 오도록 하면, 논의가 반복되지 않고 시간이 절약됩니다.